Schopnost dopravit informace ke svému cíli je jednou z klíčových potřeb fungování podniku. Efektivní komunikace, kdy nejsou všichni zahrnováni spoustou informací, které nepotřebují a jsou schopni relevantní informace rychle vyhledat, může dělat rozdíl mezi úspěchem a neúspěchem.

Komunikaci můžeme rozdělit na:
– interní komunikaci ve firmě
– externí komunikaci se zákazníky

Vnitropodniková komunikace

Komunikace mezi kolegy ve firmě se stále ještě ve spoustě podniků odehrává formou emailů. A to i přesto, že většina ví nebo alespoň tuší, že přeposílání emailů na stále více zainteresovaných, přeposílání souborových příloh dokumentů a podobně, vede k nadměrnému plnění emailových schránek a najít v ní poslední sdělení nebo poslední verzi dokumentu je čím dál tím obtížnější a nutně to vede k chybám a přepisováním starších verzí dokumentů.
Většina asi zná ruční verzování dokumentů (1, 2, 3, final a pak final1, final2,…), ve kterém není možné se vyznat a nikdy si nejsme jisti, že upravujeme správnou verzi nebo, že ten samý dokument neupravuje v ten samý čas jiný kolega.

Naštěstí v dnešní době existuje několik vhodných pomocníků, které tomuto zabraňují a předcházejí tomu. Jedním z těchto nástrojů je cloudová služba Microsoft Teams, která je k dispozici v balíku Microsoft M365. Pomocí tohoto nástroje se výzrazně zvýši efektivita komunikace a odstraní se prakticky všechny výše zmiňované potíže.

Princip MS Teams spočívá v tom, že si můžete nadefinovat firemní týmy, které řeší společné zadání (dokonce do nich můžete přizvat i hosty mimo firmu) a komunikace tak směřuje do týmu nebo na jednotlivé členy. Nespornou výhodou je, že MS Teams fungují v cloudu, takže jsou dostupné odevšud, kde je k dispozici internetové připojení.

Pro komunikaci není potřeba používat email, ale k dispozici jsou třeba chaty. Pomocí těch je možné komunikovat s jedním nebo více členy týmu nebo nechávat vzkazy pro celý tým.

Další formou společné komunikace jsou tele nebo video konference a to včetně toho, že je můžete nahrávat a následně třeba sestříhat jako krátká videa.

Pro úpravu dokumentů slouží týmové dokumentové knihovny, ve kterých se dají dokumenty přehledně uspořádat a přístup k nim mají všichni a to ke stejné verzi. Navíc je možné, aby více uživatelů najednou upravovalo jeden a ten samý dokument. Odlišnými barvami vidí úpravy ostatních a dokonce mohou otevřít chat a domlouvat se přímo nad dokumentem, jako kdyby seděli vedle sebe.

Navíc jsou k dispozici další doplňky, které si můžete do MS Teams nainstalovat a můžete mít, kromě společného kalendáře také třeba harmonogram práce v MS Planneru. K dispozici jsou již i doplňky třetích stran. Využití je tak opravdu široké.

MS Teams jsou k dispozici nejen na noteboocích a počítačích, ale také na tabletech a chytrých telefonech, a to jak na systému Android, tak i iOS. Celou agendu tam můžete mít doslova stále u sebe.

Moderní marketingová komunikace

Krátce se dotkneme i způsobu komunikace mimo firmu. Jako ukázku si zvolíme například komunikaci se zákazníky a potenciálními zákazníky, a to formou marketingové kampaně. Jistě je každého snahou dosáhnout co nejvyšší automatizaci marketingové kampaně a co největší efektivity kampaně.

Zde si můžeme představit řešení za použití dalšího online nástroje, kterým je systém Microsoft D365. Nebudeme si jej popisovat, protože potřebné informace můžete najít zde. Nicméně v tomto CRM systému si můžete nadefinovat marketingovou kampaň s vydefinováním cílové skupiny, nadefinovat emaily a ty hromadně rozeslat a stanovit si kritéria pro vyhodnocení úspěšnosti marketingové kampaně a sledovat i reakce adresátů emailu.

Pokud si potřebujeme kvalitně vydefinovat cílovou skupinu, můžeme, kromě adresáře stávajících zákazníků, využít přímého napojení D365 na databázi firem Merk a přímo do CRM si načíst potřebné kontaktní údaje a vytvořit s nich marketingový seznam. Podrobnější údaje o propojení najdete zde.

Emailovou rozesílku můžeme realizovat například dalším nástrojem, který je napojený na D365 a tím jsou Emailkampaně.cz. Tento nástroj nám umožní bezpečnou rozesílku bez nebezpečí toho, že naše sdělení budou odmítána spamovými filtry. Více si o konektoru můžete přečíst zde.

Taková emailová rozesílka nám poskytuje zpětnou vazbu a vidíme, zda adresát email otevřel a kdy, jak dlouho ho měl otevřený, kam v mailu kliknul a spoustu dalších informací pro vyhodnocení efektivity marketingové kampaně. Samozřejmostí je, že veškerá tato komunikace splňuje zásady regule GDPR a zákona 110/2019 Sb. O zpracování osobních údajů.

Autor článku: Jiří Klindera